Darbo susirinkimai – 5 patarimai

Daugelis iš mūsų esame susidūrę su neproduktyviais darbo susitikimais. Mes kalbame ir diskutuojame temomis, kurios nėra svarbios arba negalime pasiekti bendrų sutarimų. Atitinkamai, tokie susirinkimai neišsprendžia rūpimų klausimų, išeiname susierzinę ir sugaišę daug brangaus laiko.

Darbo susirinkimai gali būti labai naudingi susipažįstant su įmonės naujienomis, pagerinant darbinius procesus ar išsprendžiant rūpimus klausimus. Jų metu išsiaiškinama, ko reikia darbuotojams, kurie darbai kelia daugiausiai problemų ir kuri komandos dalis dirba geriausiai. Diskusijų metu, darbuotojai turi galimybę išsakyti savo nuomonę ir jaustis dar svarbesne įmonės dalimi. Taigi, kaip suorganizuoti tokius darbo susitikimus, kurie atneštų naudos įmonei ir jos komandai? Faktoro pataria:

Planuokite iš anksto

Nustatykite susirinkimo tikslus ir išsiųskite susirinkimo darbotvarkę iš anksto. Įtraukite visas temas, kuriomis diskutuosite ir nustatykite laiką reikalingą kiekvienai iš jų. Užtikrinkite, kad susirinkimai būtų glausti: nuo 45 iki 60 minučių tūrėtų būti maksimalus laikas – po šio laiko susikaupimas ir dėmesys ženkliai krenta. Neįtraukite per daug temų. Geriau padaryti keletą susitikimų, nei vieną per daug ilgą.

Ribokite dalyvių skaičių

Palaikykite žemą dalyvių skaičių, taip susirinkimai bus žymiai efektyvesni. Kuo mažiau žmonių ir mažiau aptariamų temų, tuo daugiau pasiekiama susitikimo metu.

Punktualumas

Sutarkite, kad visi dalyviai ateis laiku, o galbūt net uždrauskite vėluojantiems prisijungti vėliau, nenurodžius svarbios priežasties. Kiekvienas vėluojantis dalyvis sutrukdo susitikimą ir išblaško dalyvius – „degindamas“ kolegų laiką.

Leiskite kitiems kalbėti

Venkite monologų! Projektai ar kilusios problemos turėtų būti diskutuojamos. Jei viską aptaria vienas žmogus ir nėra įsiklausoma į kitų nuomones susirinkimas neatneša naudos. Kiekvienas turėtų būti padrąsintas dalyvauti – visų balsai turi būti išklausyti.

Apribokite vienos temos laiką

Laikykitės darbotvarkėje nustatytų laikų. Jei viena tema reikalauja žymiai daugiau laiko, nei buvo suplanuota, organizuokite kitą susitikimą šiam klausimui arba spręskite jį susirinkimo gale, po trumpos pertraukėlės.